封筒の「○○在中」は、必ず赤字で書かなければならないわけではありません。 履歴書や応募書類では赤字が一般的ですが、請求書などのビジネス文書では青字も広く使われています。
また、文字を四角い枠で囲むと目立ちますが、すべての郵便物で枠囲みが義務付けられているわけではありません。
まずは、書類別の目安を確認しましょう。
| 封筒の表示 | おすすめの色 | 枠の扱い |
|---|---|---|
| 履歴書在中 | 赤 | 四角い枠で囲むのが無難 |
| 応募書類在中 | 赤 | 四角い枠で囲むのが無難 |
| 請求書在中 | 青 | 四角い枠が一般的 |
| 見積書在中 | 青・赤 | 枠を付けると分かりやすい |
| 契約書在中 | 青・赤 | 枠を付けると分かりやすい |
| 申請書在中 | 送付先の指定に合わせる | 指定があれば従う |
赤・青・黒のどれを使用する場合でも、封筒の中身が一目で分かり、文字がはっきり読めることが大切です。
「在中」を赤字で書く場合と青字で書く場合
「在中」の文字色には、すべての郵便物に共通する一律の指定はありません。
ただし、書類の種類によってよく使われる色が異なります。
履歴書・応募書類は赤字が一般的
履歴書や職務経歴書などを企業へ郵送するときは、「履歴書在中」「応募書類在中」を赤字で書く方法が一般的です。
例えば、履歴書を送る場合は、赤いペンで次のように記載します。
┌────────────┐
│ 履歴書在中 │
└────────────┘※文字と枠を赤色で書く例です。
厚生労働省の東京新卒応援ハローワークが公開している「応募書類の書き方」でも、「履歴書在中」または「応募書類在中」を赤字で書く方法が案内されています。
ただし、赤字は一般的な書き方であり、すべての企業への応募に法律上義務付けられているわけではありません。
応募先や学校から封筒の書式を指定されている場合は、その指示を優先しましょう。
請求書在中は青字が一般的
請求書を取引先へ郵送する場合は、「請求書在中」を青字で書く方法が広く使われています。
┌────────────┐
│ 請求書在中 │
└────────────┘※文字と枠を青色で書く例です。
弥生株式会社の請求書に関する公式解説でも、「請求書在中」の文字色には明確な決まりはないものの、青色が一般的と案内されています。
青色は黒い宛名と区別しやすく、事務書類の表示にも使いやすい色です。
なお、請求書在中を赤色で書いても、それだけで郵便物が無効になったり、配達できなくなったりするわけではありません。
社内で使用する封筒やスタンプの色が決まっている場合は、その運用に合わせても構いません。
「在中」を黒字で書いてもよい？
「在中」は、黒字で書いても直ちに間違いとはなりません。
ただし、住所や宛名も黒字で書かれている場合は、「在中」の表示が目立ちにくくなることがあります。
黒字を使用するなら、次の点を意識しましょう。
- 宛名と重ならない位置に書く
- 文字を四角い枠で囲む
- 薄いインクや細すぎる文字を避ける
- 封筒の色と十分なコントラストを確保する
例えば、白い封筒に黒字で「請求書在中」と記載しても、文字がはっきり読めれば表示として機能します。
一方、色付きの封筒に薄い黒や灰色の文字を書くと、見えにくくなる場合があります。
なお、履歴書の郵送で赤字指定がある場合は、黒字に変更せず赤字を使用してください。
「○○在中」は四角い枠で囲むべき？
「在中」の表示は、文字を四角い枠で囲む方法が一般的です。
特に、履歴書や応募書類では、赤い文字を赤い四角枠で囲む例が多く見られます。
ただし、枠囲みそのものがすべての郵便物に義務付けられているわけではありません。
横書きは横長の四角枠で囲む
横書き封筒では、文字の周囲を横長の長方形で囲みます。
┌──────────────┐
│ 応募書類在中 │
└──────────────┘文字と枠の間には少し余白を設けます。
文字が枠に接触すると読みにくくなるため、先に文字を書き、その周囲を定規で囲むと整えやすくなります。
縦書きは縦長の四角枠で囲む
縦書き封筒では、文字を上から下へ書き、その周囲を縦長の四角枠で囲みます。
┌────┐
│ 履 │
│ 歴 │
│ 書 │
│ 在 │
│ 中 │
└────┘縦書きと横書きのどちらでも、文字を枠の中央に収めると見やすくなります。
枠の大きさは、封筒のサイズや文字数に合わせて調整しましょう。
枠なしでもよい？二重枠にする必要はある？
「在中」を枠で囲まず、文字だけで記載する場合もあります。
例えば、請求書用の封筒にあらかじめ「請求書在中」と印刷されている場合は、印刷された表示をそのまま使用できます。
| 囲み方 | 判断 |
|---|---|
| 一重の四角枠 | 一般的で使いやすい |
| 枠なし | 指定がなければ使用できる場合がある |
| 二重の四角枠 | 特に必要ない |
| 丸い枠 | 一般的な在中表示では避けるのが無難 |
| 下線だけ | 四角枠より目立ちにくい場合がある |
履歴書など、丁寧な印象が求められる郵便物では、一重の四角枠で囲むのが無難です。
二重枠にして必要以上に強調する必要はありません。
また、枠を付ける場合は、「在中」の文字だけでなく、「履歴書在中」「請求書在中」という表示全体を囲みます。
文字と枠は同じ色にする？
手書きで「在中」を記載する場合は、文字と枠を同じ色にすると統一感が出ます。
例えば、赤字の「履歴書在中」なら枠も赤、青字の「請求書在中」なら枠も青で囲む方法です。
赤い文字 ＋ 赤い枠
青い文字 ＋ 青い枠文字だけ赤で、枠は黒という組み合わせが一律に禁止されているわけではありません。
ただし、色を統一したほうが見やすく、手書きでも整った表示にしやすくなります。
なお、赤いペンを使うときは、蛍光色に近い薄い赤より、はっきり読める濃い赤を選びましょう。
手書き・スタンプ・印刷はどれがよい？
「在中」の表示は、手書きでもスタンプでも印刷でも構いません。
封筒の種類や郵送する枚数に合わせて選びましょう。
手書きで書く場合
少数の書類を郵送する場合は、手書きで十分です。
まず「履歴書在中」などの文字を書き、次に定規を使って枠を囲むと、文字が枠内に収まりやすくなります。
書類を封筒に入れる前に記載しておけば、筆圧によって同封書類に跡が付くのを防げます。
スタンプを使う場合
同じ種類の書類を繰り返し郵送する場合は、スタンプが便利です。
例えば、毎月請求書を郵送するなら、「請求書在中」のスタンプを使用すると表記をそろえやすくなります。
スタンプを押したあとは、文字が欠けていないか、枠がかすれていないかを確認しましょう。
印刷済みの封筒を使う場合
「請求書在中」などがあらかじめ印刷されている封筒なら、同じ表示を重ねて手書きする必要はありません。
日本郵便のWebレターに関する資料でも、「請求書在中」などの表示を付けた封筒の例が紹介されています。
すでに表示がある場合は、文字が読み取れるか、実際の封入物と表示内容が一致しているかを確認しましょう。
赤字と青字を間違えたら書き直す？
「履歴書在中」を青字で書いてしまった場合や、「請求書在中」を赤字で書いてしまった場合でも、色の違いだけで必ず封筒を交換しなければならないわけではありません。
ただし、応募先が赤字での記載を指定している場合は、その指定に合わせて書き直すのが確実です。
次のように判断するとよいでしょう。
| 状況 | 対応 |
|---|---|
| 履歴書在中を青字で書いた | 指定がなければ必ずしも書き直し不要 |
| 請求書在中を赤字で書いた | 通常はそのまま使用可能 |
| 赤字指定なのに黒字で書いた | 指定どおりに直す |
| 枠を書き忘れた | 必要ならあとから囲む |
| 文字がかすれて読みにくい | はっきり書き直す |
すでに投函している場合は、色や枠の違いだけを理由に郵便物を送り直す必要は通常ありません。
ただし、提出先から特別な指定がある場合や、重要な手続きの書類である場合は、その案内を確認しましょう。
「在中」の色や枠で注意したいこと
「在中」は、文字や枠を目立たせればよいというものではありません。
例えば、文字の周囲を太く塗りつぶしたり、何重にも枠を描いたりすると、かえって読みにくくなることがあります。
また、「履歴書在中」のような表示は、封筒の中身を具体的に示すものです。
書類の種類と異なる表示をしたり、複数の在中表示を必要以上に並べたりすることは避けましょう。
封筒の表面のどこに配置するか迷った場合は、「在中」はどこに書く？封筒の位置と書き方で基本位置を確認できます。
横書き封筒で、枠の向きや宛名との間隔を調整したい場合は、横書き封筒の「在中」はどこ？位置と向きも参考にしてください。
まとめ
「○○在中」は、必ず赤字で書かなければならないわけではありません。
履歴書や応募書類では赤字が一般的ですが、請求書などのビジネス文書では青字も広く使われています。
枠で囲む場合は、一重の四角枠を使い、文字と枠の色をそろえると整った表示になります。
ただし、色や枠の指定がある場合は、その指定を優先しましょう。
迷ったときは、応募書類なら赤字、請求書なら青字を目安にし、読みやすい四角枠で囲むと実用的です。
