担当者の名前が分からない場合でも、封筒に宛名を書くことはできます。
部署名が分かっていれば「部署名＋御中」、担当者に届けたい場合は「ご担当者様」と書くのが一般的です。
例えば、採用担当者の名前が分からない場合は、次のように記載できます。
株式会社青空商事
人事部
採用ご担当者様部署そのものに宛てるなら、次の書き方も適切です。
株式会社青空商事
人事部 御中担当者名を無理に調べて書く必要はありません。
ただし、応募要項や送付先の案内で宛名が指定されている場合は、その表記を優先しましょう。
担当者名が分からないときの宛名の決め方
担当者名が不明な場合は、自分が把握している送付先の情報に合わせて宛名を決めます。
| 分かっている情報 | 宛名の書き方 |
|---|---|
| 会社名だけ | 株式会社青空商事 御中 |
| 部署名まで | 株式会社青空商事 人事部 御中 |
| 担当業務が分かる | 株式会社青空商事 採用ご担当者様 |
| 部署名と担当業務が分かる | 株式会社青空商事 人事部 採用ご担当者様 |
| 担当者の役職だけが分かる | 株式会社青空商事 人事部 部長様 |
最後の「部長様」は、特定の役職者を宛先にする場合の書き方です。
ただし、役職だけで個人を特定できない場合や、送付先が明確でない場合は、部署名に「御中」を付けるほうが分かりやすいこともあります。
基本的には、組織に送るなら「御中」、人に送るなら「様」と考えると判断しやすくなります。
部署名が分かっている場合は「御中」
担当者の名前が不明でも、送付先の部署が分かっている場合は、その部署名に「御中」を付けます。
例えば、経理部へ請求書を送る場合は、次のように書きます。
株式会社青空商事
経理部 御中人事部へ書類を送る場合も同じです。
株式会社青空商事
人事部 御中担当者名が分からないからといって、部署名の後ろに「様」を付ける必要はありません。
会社名と部署名を両方書く場合は、最後の部署名に「御中」を付けます。
部署名の後ろに「御中」を置く位置や、課名まで分かっている場合の書き方は、部署宛は「御中」？宛名の書き方で確認できます。
「ご担当者様」と書くのはどんな場合？
担当者の氏名は分からなくても、特定の業務を担当している人に届けたい場合は、「ご担当者様」と書くことができます。
採用担当者の名前が分からない場合
履歴書や職務経歴書を郵送するときに、採用担当者名が案内されていない場合は、次のように書けます。
株式会社青空商事
人事部
採用ご担当者様採用業務を担当する人に宛てた表記なので、「様」を使います。
厚生労働省のハローワーク資料でも、担当者名が分からない場合の書き方として「採用ご担当者様」が示されています。
一方、「採用担当」を組織や窓口として扱う場合は、次の書き方もできます。
株式会社青空商事
採用担当 御中どちらも使われる表記ですが、採用担当者という人を宛先にするなら「採用ご担当者様」が分かりやすいでしょう。
お客様相談窓口などへ送る場合
相談窓口の担当者に書類を送りたい場合は、次のように記載できます。
株式会社青空商事
お客様相談室
ご担当者様相談室という組織そのものへ送る場合は、「お客様相談室 御中」とします。
「担当者様」と「ご担当者様」はどちらも使われますが、丁寧な宛名としては「ご担当者様」が一般的です。
会社名しか分からない場合はどうする？
会社名だけが分かっていて、部署名も担当者名も不明な場合は、会社名に「御中」を付けます。
株式会社青空商事 御中無理に「担当者様」を付け足す必要はありません。
ただし、契約書・応募書類・請求書など、特定の部署で処理する郵便物は、送付先が案内されていないか確認したほうが確実です。
会社名しか書かれていない宛先へ送る場合でも、正式名称は正確に記載しましょう。
株式会社の位置や略称の使い方は、会社宛は「御中」「様」どっち？宛名の選び方で詳しく紹介しています。
担当者名が不明な封筒の記入例
宛名を決めたら、封筒には郵便番号・住所・会社名・部署名または担当者の呼称を順番に記載します。
横書き封筒の場合
採用担当者名が分からない場合の記入例です。
〒123-4567
東京都〇〇区青空町1丁目2番3号
青空ビル5階
株式会社青空商事
人事部
採用ご担当者様宛名の中心となる「採用ご担当者様」を、ほかの文字より少し大きく書いても構いません。
部署名が分からない場合は、その行を省略しても問題ありません。
縦書き封筒の場合
縦書きでも、会社名・部署名・宛先の順番は同じです。
住所を右側に書き、会社名と部署名をその左側へ配置し、「採用ご担当者様」が中央付近に収まるよう調整します。
例えば、次の並びを目安にします。
【縦書き封筒の位置関係】
宛名 部署名 会社名 住所
採用 人事部 株式会社 東京都
ご担当者様 青空商事 〇〇区※実際には各項目を縦方向に記載します。図は配置を簡略化したものです。
会社名や部署名が長い場合は、文字を極端に小さくするより、行を分けて読みやすく整えましょう。
担当者名が分からないときに避けたい書き方
担当者名が不明な場合は、敬称を重ねたり、宛先に合わない敬称を付けたりしないよう注意しましょう。
| 避けたい書き方 | 修正例 |
|---|---|
| 株式会社青空商事 様 | 株式会社青空商事 御中 |
| 人事部 様 | 人事部 御中 |
| 採用ご担当者 御中 | 採用ご担当者様 |
| 人事部 御中 採用ご担当者様 | 人事部 採用ご担当者様 |
| 株式会社青空商事 御中 ご担当者様 | 株式会社青空商事 ご担当者様 |
特に、「御中」と「様」を両方付けてしまう間違いには注意が必要です。
組織と個人の敬称を併用しないルールは、「御中」と「様」は併用できる？宛名の正しい書き方でも確認できます。
宛名を確定する前に確認したいこと
担当者名が分からないときは、すぐに「御中」や「ご担当者様」を選ぶのではなく、送付先の指定を確認すると間違いを減らせます。
例えば、応募書類なら求人票や募集要項、取引関係の書類なら送付依頼メールなどを確認しましょう。
部署名が指定されていれば、その部署名を省略しないようにします。
一方、担当者名が書かれていない場合は、推測して氏名を付け足す必要はありません。
なお、特定の個人に確実に届けなければならない書類や、機密性の高い書類を送る場合は、事前に送付先を確認しておくと安心です。
まとめ
担当者名が分からない場合でも、宛名は問題なく書けます。
部署名が分かっているなら「部署名＋御中」、業務の担当者に宛てるなら「ご担当者様」を使います。
会社名しか分からない場合は、会社名に「御中」を付ければ基本的な宛名として成立します。
大切なのは、分かっている送付先情報を正確に書き、組織宛なのか個人宛なのかに合わせて敬称を選ぶことです。
