コロン「：」は、「項目とその内容」や「語とその説明」を区切るときに使えます。
たとえば、
日時：10月20日午後2時
場所：第1会議室
注：申込後の変更はできません。
のような書き方です。
文化庁の「公用文作成の考え方」でも、「：」は項目と内容・説明などを区切る符号として例示されています。
コロンは項目と内容を区切るときに使う
代表的なのは、項目名の後に具体的な内容を書く形です。
住所：東京都千代田区……
対象者：18歳以上の方
必要書類：申込書、本人確認書類
「A：B」としたとき、Aが項目、Bがその内容という関係になります。
文化庁も、
住所：東京都千代田区……
のような使用例を示しています。
また、
注：第31条の書き誤りを指す。
のように、語とその説明を区切る用途にも使えます。
普通の文章では無理にコロンを使わない
コロンを使わなくても自然に書ける場合は、通常の文章にして構いません。
たとえば、
申込期限：10月31日
は、
申込期限は10月31日です。
とも書けます。
一覧として簡潔に見せたいならコロン、文章として説明したいなら助詞や句点を使う、と考えると分かりやすいでしょう。
会議を開催します：参加してください。
のように文と文を無理につなぐより、
会議を開催します。参加してください。
とした方が自然な場合もあります。
コロンの前後は空ける？
日本語文章では、
日時：10月20日
のように、前後を空けずに書く形で問題ありません。
文化庁は、コロンについて「前後を必ず何文字空ける」といった一律の規則を示していません。
そのため、
日時 ： 10月20日
のような書式を組織や媒体が指定している場合を除き、空白を入れることにこだわる必要はありません。
コロンと中黒「・」は役割が違う
コロンと中黒は、どちらも文字の間に置かれますが、示す関係が異なります。
コロンは「項目と内容」
日時：10月20日
では、「日時」の具体的な内容が後ろに続いています。
中黒は「並列」
東京・大阪・福岡
では、三つの語が同じ立場で並んでいます。
つまり、
A：B
は「Aの内容がB」、
A・B
は「AとBを並べる」
という違いがあります。
中黒については、中黒「・」はいつ使う？並列・区切りの書き方で詳しく整理しています。
コロンを使うときは文書内でそろえる
同じ種類の項目なら、区切り方を統一します。
たとえば、
日時：10月20日
場所：第1会議室
担当：営業部
のようにそろえます。
同じ一覧で、
日時：10月20日
場所 第1会議室
担当／営業部
のように記号を理由なく変えると、項目同士の関係が分かりにくくなります。
文化庁も、各種の符号を使う場合は文書内で用法を統一し、むやみに多用しないよう示しています。
コロンの使い方をまとめると
| 書き方 | 判断 |
|---|---|
| 日時：10月20日 | 使える |
| 住所：東京都千代田区… | 使える |
| 注：○○を指す。 | 使える |
| 項目と内容を区切る | コロンが使いやすい |
| 語と説明を区切る | コロンが使える |
| 普通の文と文を区切る | 句点などを使う方が自然な場合がある |
| 前後に必ず空白を入れる | 一律のルールではない |
| 同じ一覧で記号が混在する | 原則として統一する |
コロン「：」は、「前に項目や語、後ろにその内容や説明」という関係を示すときに使うと分かりやすい記号です。
迷ったら、
日時：10月20日
のように、前後が「項目名→内容」の関係になっているかを確認すると判断しやすくなります。
