一般的な横書きの通知・案内などでは、日付を上部右側に置き、その下に宛名を書く形が基本的な型です。
たとえば、
2026年10月10日
株式会社○○
営業部 ○○様株式会社△△
営業部 山田太郎○○説明会開催のお知らせ
のように配置します。
順番で見ると、
日付
↓
宛名
↓
発信者
↓
件名
となります。
ただし、申請書など指定様式がある文書は、この順番ではなく指定された欄に従います。
一般的な文書では日付を宛名より上に置く
一般的な横書きの往復文書では、日付を文書上部に配置し、その下に宛名を置く書式が使われます。
日付は右上に置く
たとえば、
2026年10月10日
と、用紙の上部右側へ配置します。
高知県の普通公文書の書式でも、文書番号・年月日を上部右寄りに置く形が示されています。
日付そのものの左右位置については、ビジネス文書の日付は右？左？基本の配置で詳しく整理しています。
宛名はその下の左側
日付の下へ、
株式会社○○
営業部 ○○様
のように宛名を置きます。
高知県の普通公文書の書式でも、年月日の後に宛名を配置する形が示されています。
つまり、一般的な文書では、
宛名
日付
ではなく、
日付
宛名
の順を基準に考えると分かりやすいでしょう。
宛名と発信者は左右に分ける
宛名の後には、文書を出す側の名称・氏名を置きます。
宛名は左側
たとえば、
株式会社○○
総務部 ○○様
と左側に置きます。
発信者は右側
その後、
株式会社△△
総務部 山田太郎
のように右側へ発信者を書きます。
高知県の公文書書式でも、普通公文書では発信者の職名・氏名を中央または中央右寄りから書き出す形が示されています。
発信者の具体的な位置は、発信者名はどこに書く？ビジネス文書の位置で詳しく確認できます。
件名は宛名・発信者より下に置く
宛名と発信者を配置した後に、文書の件名を置きます。
文書上部の順番
たとえば、
2026年10月10日
株式会社○○
営業部 ○○様株式会社△△
営業部 山田太郎価格改定のお知らせ
のようになります。
高知県の普通公文書の書式でも、年月日・宛名・発信者の後に標題を置く構成が示されています。
件名は本文とは分ける
件名は、そのまま本文へ続けるのではなく、独立した行として配置します。
件名の位置については、件名は中央揃え？ビジネス文書のタイトル配置で詳しく整理します。
宛名と日付を同じ行に置く？
一般的な文書では、日付と宛名を一つの行に詰め込まず、役割ごとに分けた方が書式を整えやすくなります。
日付は日付だけの行
2026年10月10日
とします。
宛名は別の行から始める
その下に、
株式会社○○
○○部 ○○様
と続けます。
日付と宛名では役割も左右位置も異なるため、別の行として扱う方が分かりやすいでしょう。
宛名が長い場合も順番は変えない
会社名・部署名・役職名まで書くと、宛名が複数行になることがあります。
たとえば、
株式会社○○
営業本部 第一営業部
部長 ○○○○様
という形です。
この場合も、
日付
↓
宛名3行
↓
発信者
という順番は変わりません。
宛名の長さに合わせて、日付を下へ移動する必要は通常ありません。
社内文書でも同じ順番？
社内文書では、会社独自のテンプレートによって配置を簡略化する場合があります。
日付・宛名・発信者を残す形
たとえば、
2026年10月10日
社員各位
総務部
避難訓練のお知らせ
のような形です。
法務省の社内文書教材でも、通知書の例として、上部右側に日付、左側に宛名、右側に発信者、中央付近に件名という構成が示されています。
社内様式があればそちらを優先する
会社によっては、
宛先
発信者
日付
件名
のように表形式で作るテンプレートもあります。
その場合は、一般的なビジネス文書の配置より社内様式を優先します。
指定様式では宛名と日付の順番を変えない
申請書・届出書・契約関係の様式などでは、日付欄や宛名欄があらかじめ設定されている場合があります。
用紙に欄があるならその位置へ書く
たとえば、
令和 年 月 日
○○市長 宛
という様式なら、印刷された位置に従います。
一般的な文書が「日付→宛名」の順だからといって、欄を移動する必要はありません。
書式ルールより指定様式を優先する
判断の順番は、
- 指定様式があるか確認する
- 会社・組織のテンプレートを確認する
- どちらもなければ一般的な横書き文書の型を使う
とすると迷いにくくなります。
文書上部の配置順をまとめると
| 項目 | 一般的な配置 |
|---|---|
| 日付 | 最上部の右側 |
| 宛名 | 日付より下の左側 |
| 発信者 | 宛名の後・右側 |
| 件名 | 宛名・発信者より下 |
| 本文 | 件名の下 |
| 指定様式 | 指定位置を優先 |
一般的な通知・案内文なら、「日付が上、宛名がその下」と覚えると配置しやすくなります。
その後に発信者、件名、本文と続けます。
ただし、これは一般的な横書き文書の型です。指定様式や社内テンプレートがある場合は、そちらを優先します。
