「別紙」「別添」を使うときは、本文中で「別紙のとおり」「別添1のとおり」などと参照先を示し、添える資料側にも「別紙」「別添1」などの表示を付けて対応関係が分かるようにします。
たとえば、
詳細は別紙のとおりです。
と本文に書き、別ページの左上部に、
別紙
と表示する形です。
ただし、「別紙」と「別添」はまったく同じものではありません。公的な文書作成要領では、本文の内容を別ページに分けたものを「別紙」、主たる文書に参考資料など別の文書を添える場合を「別添」と整理している例があります。
「別紙」は本文から分けた内容に使う
本文に入れると長くなったり、表・図などとして別ページにした方が読みやすかったりする内容を「別紙」として分けることがあります。
本文では「別紙のとおり」と示す
たとえば、
日程は別紙のとおりです。
実施内容については、別紙のとおりとします。
のように書きます。
広島県警察の公用文作成要領では、本文や箇条書きに記載できない、または記載することが適当でない内容を別の紙・ページにする場合、本文側で、
別紙（別冊・別図・別表）のとおり
という文言を用いるとしています。
別紙側は左上部に「別紙」と書く
同要領では、別の紙やページにした資料の左上部に、
別紙
と表示する形が明示されています。
資料が複数あるなら、
別紙1
別紙2
などと番号を付け、本文側でも同じ番号で対応させると分かりやすくなります。
「別添」は別の資料を添える場合に使う
「別添」は、主となる文書とは別の資料や参考文書を添付する場合に使われます。
本文で添付資料を示す
たとえば、
記入要領は別添1のとおりです。
詳細については別添資料をご確認ください。
のように示します。
文部科学省の通知でも、
別添1のとおり
別添2のとおり
として添付資料を本文中から参照する実例があります。
添付資料側にも「別添1」などを表示する
本文で、
別添1
と呼んでいるなら、実際の資料側も、
別添1
と分かるようにしておきます。
本文と添付資料で番号が一致していれば、読み手がどの資料を確認すればよいか迷いません。
「別紙」と「別添」はどう分ける？
実務では組織ごとの使い方がありますが、公的な文書作成要領には両者を区別しているものがあります。
「別紙」は本文を別ページにしたもの
広島県警察の公用文作成要領では、「別紙」について、本文の内容を別の用紙に記載した方が受信者にとって分かりやすい場合に用い、それがなければ本文が成り立たない文書と整理しています。
たとえば、
本文：研修の日程は別紙のとおりです。
別紙：研修日程表
という関係です。
「別添」は参考となる別の文書などを添えるもの
同要領では、「別添」を、
本文とは別に資料などを添付すること
とし、主たる文書に資料や参考となる別の文書を添付する場合に用いるとしています。
たとえば、
本文：参考として関係資料を添付します。
別添：既存の資料・参考文書
という関係です。
本文の一部を別ページ化したものか、別の資料を添えるのかを見ると判断しやすくなります。
「別紙」「別添」を本文の末尾にまとめる場合
添付資料があることを、本文末尾で一覧にして示すこともあります。
添付資料を列挙する
たとえば、
添付資料
・別紙1 実施日程
・別紙2 会場案内
のようにまとめれば、何が添付されているか確認しやすくなります。
また、
別添1 記入要領
別添2 申請書
のように番号と資料名を対応させる方法もあります。
本文中の参照と番号をそろえる
本文で、
詳細は別紙2をご覧ください。
と書いたなら、添付資料側も、
別紙2
になっている必要があります。
本文＝別紙2
添付資料＝別紙3
のように番号が食い違わないよう確認します。
「別紙」と書く場所はどこ？
「別紙」という表示は、資料そのものを識別できる位置に置きます。
公用文作成要領では左上部の例がある
広島県警察の公用文作成要領では、「別紙」「別冊」「別図」「別表」は、添える資料の左上部に書くと明示しています。
そのため、公用文に近い書式なら、
別紙
を資料の左上に置く形が一つの明確な基準になります。
タイトルとは別に表示する
たとえば、
別紙1
○○研修日程
のように、「別紙1」は資料番号として示し、その下に資料そのもののタイトルを書くと役割が分かれます。
「別紙」を資料タイトルそのものに混ぜる必要はありません。
「別添」の位置は一律に決まっている？
「別添」については、すべての文書に共通する全国一律の配置を決めたルールがあるとは限りません。
公的文書では、
（別添）
○○について
と添付資料の冒頭に表示したり、
別添1
別添2
として資料番号を付けたりする実例があります。
厚生労働省の通知でも、本文の後に、
（別添）
と表示して添付資料を続ける例があります。
そのため、所属先の文書作成要領や指定様式がある場合は、その配置を優先します。
メールで別紙・別添を示す場合
メールでは、紙文書と同じページ配置よりも、添付ファイルとの対応を明確にすることが重要です。
添付ファイル名まで示す
たとえば、
詳細は添付の「別紙1_実施日程.pdf」をご確認ください。
のようにすると、どのファイルか分かりやすくなります。
「別紙」だけで場所を指さない
メールでは「別紙」と書いても、紙のように必ず次ページにあるとは限りません。
そのため、
別紙参照
だけで済ませず、
別紙1「実施日程」をご確認ください。
のように資料名も示すと明確です。
「別紙参照」の置き方については、「別紙参照」はどこに書く？本文・末尾での表記方法で詳しく整理します。
迷ったときの判断基準
| 状況 | 書き方の目安 |
|---|---|
| 本文の一部を別ページにする | 別紙 |
| 本文に必要な表・図などを分ける | 別紙・別表・別図 |
| 参考となる別資料を添付する | 別添 |
| 別紙側の表示 | 左上部に「別紙」等とする公用文ルールがある |
| 複数の資料がある | 別紙1、別紙2／別添1、別添2 |
| 本文から参照する | 「別紙のとおり」「別添1のとおり」など |
| 組織の指定様式がある | 指定を優先する |
迷ったら、その資料が「本文の一部を別ページにしたもの」なのか、「本文とは別の資料を添えたもの」なのかを確認します。
本文の一部なら「別紙」、参考資料など別の文書を添えるなら「別添」が一つの判断基準です。
参考資料・参考サイト
- 広島県警察｜公用文作成要領
- 文部科学省｜教科用図書検定規則実施細則別紙様式第5－1号等の記入要領等について（通知）
- 厚生労働省｜医療用医薬品の添付文書等の記載要領の留意事項について
- 厚生労働省｜標準仕様書・標準化基準（後期高齢者医療）
