「別添」を使うときは、本文中で「別添1のとおり」「別添を参照」などと添付資料を示し、実際の資料側にも「別添」「別添1」などの表示を付けて対応させるのが基本です。
たとえば、
詳細は別添1のとおりです。
と本文に書き、対応する資料の冒頭に、
別添1
と表示します。
添付資料が一つなら「別添」、複数あるなら「別添1」「別添2」のように番号を付けると分かりやすくなります。
本文では参照する別添を明確にする
別添資料を付ける場合は、本文を読んだ時点で「どの資料を見るのか」が分かるようにします。
「別添のとおり」と書く
添付資料が一つだけなら、
詳細は別添のとおりです。
実施方法については、別添を参照してください。
のように書けます。
本文と資料の対応が明らかなら、「別添」だけでも参照先を特定できます。
複数あるなら番号を付ける
資料が複数ある場合は、
実施要領は別添1のとおりです。
申請様式は別添2をご確認ください。
のように番号まで示します。
内閣府や厚生労働省の公表文書でも、
別添1
別添2
別添3
のように、複数の添付資料を番号で区別する例が多数あります。
添付資料側にも「別添」と表示する
本文で「別添1」と呼んでいるなら、実際の資料側でも同じ表示にします。
一つなら「別添」
たとえば、
別添
○○実施要領
のように、資料の冒頭で「別添」であることを示します。
官公庁の通知でも、資料冒頭に、
別添
と表示して本体文書と分ける例が確認できます。
複数なら「別添1」「別添2」
たとえば、
別添1
○○実施要領
別添2
○○申請様式
のようにします。
本文中の呼び方と資料側の番号は必ず一致させます。
「別添」を資料のどの位置に書く？
「別添」は、資料を開いたときに本体文書との関係が分かる位置に置きます。
資料の冒頭に表示する
公的文書では、
別添
別添1
などを資料冒頭に置く実例が多く見られます。
たとえば宮城県警察の「行政文書作成要領」自体も、冒頭に、
別添
と表示されています。
その下に資料タイトルが続きます。
全国共通の固定位置とは限らない
「別添は必ず左上○センチの位置」のような全国共通の配置ルールがあるとは限りません。
そのため、
- 組織の文書作成要領
- 指定様式
- 既存文書の書式
がある場合は、そちらを優先します。
大切なのは、資料を見ただけで「どの本体文書に付く別添なのか」が分かることです。
本文末尾に別添一覧を置く場合
添付資料が多い場合は、本文末尾で一覧にすると確認しやすくなります。
添付資料名を並べる
たとえば、
別添1 実施要領
別添2 申請様式
別添3 記入例
のように整理します。
本文中で個別に参照するときも、
詳細は別添2をご確認ください。
のように同じ番号を使います。
「別添あり」だけで終わらせない
別添あり
だけでは、何が添付されているのか分かりません。
複数資料があるなら、
別添1 実施要領
別添2 申請様式
のように、番号と資料名を示した方が明確です。
「別紙」と「別添」は同じ場所に書く？
「別紙」と「別添」は似ていますが、役割が違う場合があります。
「別紙」は本文の一部を分けた資料
公的な文書作成要領では、本文に入れる内容を別ページに分けたものを「別紙」と整理する例があります。
たとえば、
日程は別紙のとおりです。
として、日程表を別ページに置く形です。
「別添」は別の資料を添える
一方、「別添」は、主となる文書に参考資料や別文書を添える場合に使われる例があります。
この違いは、「別紙」「別添」は文書のどこに書く？添付資料の示し方で詳しく整理しています。
「別添参照」と書くなら対象を近くに置く
本文中で「別添参照」と書く場合も、何について参照するのか分かる位置に置きます。
項目の直後に置く
たとえば、
提出書類 別添1参照
対象地域 別添2参照
のように書けば、参照対象が明確です。
長い本文では資料名まで示す
本文が長い場合は、
別添2「申請様式」を参照してください。
のように、番号と資料名まで書くと探しやすくなります。
メールで「別添」を使う場合
メールでは、紙文書のように別添資料が後ろへ物理的に続くとは限りません。
そのため、ファイル名との対応を明確にします。
添付ファイル名を示す
たとえば、
別添1「実施要領」を添付しています。
別添2「申請様式.xlsx」をご確認ください。
のように書きます。
本文とファイル名を対応させる
本文では「別添1」と書いているのに、
file_final2.pdf
のようなファイル名になっていると、読み手が迷います。
できれば、
別添1_実施要領.pdf
のように、本文中の呼び方とファイル名を対応させると分かりやすくなります。
迷ったときの判断基準
| 場面 | 書き方の目安 |
|---|---|
| 添付資料が一つ | 別添 |
| 添付資料が複数 | 別添1、別添2 |
| 本文から示す | 「別添1のとおり」「別添1参照」 |
| 資料側 | 冒頭に「別添」「別添1」等 |
| 本文末尾で一覧化 | 番号＋資料名を並べる |
| メール | 番号・資料名・ファイル名を対応させる |
| 指定様式がある | 指定を優先する |
迷ったら、「本文中の『別添○』と、実際の添付資料が一対一で対応しているか」を確認します。
資料が一つなら、
別添
複数なら、
別添1
別添2
と番号を付ければ整理しやすくなります。
参考資料・参考サイト
- 内閣府｜統合イノベーション戦略2024
- 内閣府 防災情報｜関係法令・通知等について
- 厚生労働省｜廃棄の方法に関する基準（通知）
- 厚生労働省｜毒物及び劇物取締法に関する通知等
- 宮城県警察｜行政文書作成要領
