横書きのビジネス文書で「記」を使う場合は、「記」を中央に置き、その下に日時・場所・内容などを並べ、最後を「以上」で締める形が基本です。「以上」は右側に配置する書式が一般的です。
基本形は次のようになります。
このたび、下記のとおり会議を開催いたします。
記
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室
3．内容 ○○について以上
ただし、「記」の前後を何行空けるか、「以上」の後に文章を書けるか、メールでも同じ形式にするかなどは別々に考えた方が分かりやすいポイントです。
この記事ではまず、「記・以上」を使う文書全体の形を確認します。
「記」と「以上」はどこに書く？
一般的な横書き文書では、本文のあとに「記」を置き、その下に伝えたい事項を整理して並べます。
最後に「以上」を置いて、記書きがここで終わることを示します。
「記」は中央に置く
「記」は、横書き文書では行の中央に配置する形が基本です。
墨田区の「文書の作成について（通知）」でも、記書きをする場合は本文に「下記のとおり」「下記により」などと記載し、「記」の文字は中央に記載すると定められています。
栃木県の「文書等左横書き実施要領」でも、「下記のとおり」などの下に置く「記」は中央に書くとされています。
具体的な配置を詳しく確認したい場合は、こちらで分けて解説しています。
「以上」は記書きの最後に置く
「以上」は、「記」から始まった事項がここで終わることを示す位置に置きます。
一般的なビジネス文書では右寄せにする形が広く使われています。
中小企業庁の公式資料に掲載されている文書例でも、
記
↓
記載事項
↓
以上
という構成が確認できます。
右寄せの位置を詳しく確認したい場合は、こちらを参照してください。
「記・以上」を使う基本的な流れ
記書きを使う文書は、大きく分けると次の順番になります。
本文で「下記のとおり」などと案内する
まず本文で、
下記のとおり開催いたします。
下記のとおりお知らせいたします。
などと書きます。
その後に「記」を置きます。
つまり、
下記のとおりお知らせいたします。
記
という流れです。
「記」を使う場合、本文中の「下記」と対応させる形は、公的な文書作成ルールでも確認できます。
「記」の下に必要事項を並べる
「記」の下には、
1．日時
2．場所
3．対象者
4．申込方法
など、相手に伝えたい事項を整理して並べます。
長い説明文を続けるよりも、日時・場所・内容などを項目ごとに分けると確認しやすくなります。
最後を「以上」で締める
必要事項を書き終えたら、その後に「以上」を置きます。
基本形をまとめると、
本文
↓
記
↓
記載事項
↓
以上
です。
「記」と「以上」を必ずセットにしなければならないのかについては、文書の種類によって考え方が変わるため、別記事で詳しく整理しています。
「記」の前後はどのくらい空ける？
「記」は本文に続けて同じ行へ書くのではなく、独立した行に置きます。
たとえば、
下記のとおり開催いたします。記
とはせず、
下記のとおり開催いたします。
記
とします。
「記」の前は本文と区切る
本文と記書きが続いて見えないよう、改行して区切ります。
ただし、「必ず○行空ける」という統一された全国共通ルールがあるわけではなく、組織の様式や文書テンプレートによっても異なります。
詳しくは、
で確認できます。
「記」の下には記載事項を置く
「記」を書いた後は、日時・場所・内容などの事項を並べます。
記
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室
3．内容 ○○について
のような形です。
行間について会社や提出先の書式が決まっている場合は、その指定を優先します。
「以上」を書いた後はどうする？
「以上」は、記書きの終了を示すために置きます。
そのため、通常の記書きでは「以上」を置いたあとに、そのまま本文の続きを書く形は避けた方が構造を理解しやすくなります。
本文の続きは「以上」の前に入れる
伝えたい説明がまだ残っているなら、「以上」で締める前に配置するか、文書全体の構成を見直します。
「以上」の後に文章を書いてよいのか迷った場合はこちらです。
「以上」に句点を付けるかは別問題
記書きの末尾に置く「以上」は、
以上
とする形が一般的で、
以上。
と句点を付けるかどうかについて迷うこともあります。
この点は配置とは別の表記ルールなので、こちらで詳しく確認できます。
「記・以上」を使わない方がよい場合もある
すべての文書に「記・以上」が必要なわけではありません。
箇条書きにする事項がない場合
本文だけで内容が簡潔に伝わるなら、無理に「記」を入れる必要はありません。
たとえば短い通知文で、日時や場所などを別に整理する必要がなければ、通常の本文として書くこともできます。
指定様式がある場合
会社や官公庁、学校などのテンプレートが決まっている場合は、その様式を優先します。
独自に「記・以上」を追加すると、かえって指定書式から外れる場合があります。
メールでは紙の文書と同じとは限らない
メール本文では、紙のビジネス文書とまったく同じ配置にする必要があるとは限りません。
画面幅によって表示位置が変わるため、中央揃えや右寄せよりも、読みやすい箇条書きを優先した方がよい場合があります。
メールでの扱いはこちらで詳しく整理しています。
「記・以上」で迷ったときの判断基準
| 確認したいこと | 基本的な考え方 |
|---|---|
| 「記」の位置 | 横書きでは中央に置く |
| 「記」の下 | 日時・場所などの事項を整理して書く |
| 「以上」の位置 | 記書きの末尾に置く |
| 「以上」の配置 | 横書きでは右寄せが一般的 |
| 本文との関係 | 「下記のとおり」などから記書きへつなぐ |
| 「記」と「以上」 | 基本形では組み合わせて使う |
| 「以上」の後 | 原則として記書きはそこで終了 |
| メール | 紙文書と同じ配置にこだわらなくてよい |
| 指定様式がある場合 | 指定を優先する |
まず覚えておきたい形は、「本文 → 記 → 項目 → 以上」です。
そのうえで、中央揃え・右寄せ・空行・句点・メールなど、迷った部分だけ個別の記事で確認すると分かりやすくなります。
詳しく確認したいときはこちら
「記・以上」は、一つのルールだけでなく、配置や文末処理など複数の迷いが出やすい書式です。
- 「記」と「以上」は必ずセット？片方だけ使える場合
- ビジネス文書の「以上」は右寄せ？位置と配置の基本
- 「以上」の後に文章を書いていい？文書の終わらせ方
- 「以上」に句点は付ける？付けない？文書表記の基本
- 「記」の前は何行空ける？本文から別記までの配置
- メールで「記・以上」を使う？文書形式をメールに使う場合
