一般的な紙のビジネス文書では、段落ごとに必ず1行空ける必要はありません。段落冒頭を1字下げることで区切りを示す形が基本です。
一方、メールやWeb文章では、
第一段落です。
第二段落です。
のように、段落間を空けて読みやすくする方法もあります。
つまり、空行を入れるかどうかは、紙・メール・Webなどの媒体に合わせて判断します。
紙のビジネス文書では空行を必須にしない
通知や案内などの一般的な文書では、段落を変えるたびに空行を入れなくても構いません。
たとえば、
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび○○説明会を開催することとなりました。
のように、それぞれの段落冒頭を1字下げれば、段落の区切りを示せます。
横浜市の行政文書作成要領でも、文頭を1字分空けて書き出す方式が採られています。
そのため、紙のビジネス文書について、
段落が変わるたびに必ず1行空ける
と考える必要はありません。
空行を使う場合
空行は、文章のまとまりを視覚的に分けたい場合に使えます。
内容が大きく切り替わる場合
たとえば、
まず、開催日時についてお知らせします。
次に、申込方法についてご案内します。
のように、話題のまとまりが大きく変わるところで空きを設けると読みやすくなる場合があります。
ただし、すべての段落に機械的に空行を入れる必要はありません。
文書内の区切りを強く見せたい場合
本文と、
- 箇条書き
- 別記
- 問い合わせ先
などの間に空きを取ることもあります。
この場合は、単なる「段落間の空行」というより、文書構造を見やすくするための余白として考えます。
一字下げと空行はどう使い分ける？
一字下げと空行は、どちらも段落の区切りを分かりやすくする方法です。
紙の文書では一字下げを基準にする
一般的な通知・案内文なら、
第一段落です。
第二段落です。
のように、段落の最初を1字下げます。
一字下げだけで段落の区切りが分かるため、必ず空行を追加する必要はありません。
メール・Webでは空行を使う方法がある
文化庁の資料では、Webサイトを含む解説・広報等について、一字下げ以外にも、
- 段落間を広く空ける
- 行間に余裕を持たせる
といった方法で読みやすくすることがあるとされています。
そのため、
第一段落です。
第二段落です。
というレイアウトも使えます。
一字下げそのものについては、ビジネス文書は一字下げする？段落冒頭の書式で詳しく整理しています。
メールでは段落間に空行を入れると読みやすい
メールでは、紙文書のように各段落を一字下げするより、改行や空行で区切る書き方が使いやすくなります。
たとえば、
お世話になっております。
○○の件についてご連絡いたします。
詳細は下記のとおりです。
という形です。
文化庁の資料でも、電子メールやSNSについては、一字下げの原則をそのまま適用しないとされています。
したがって、メールでは、
お世話になっております。
のように先頭へ全角スペースを入れることにこだわるより、段落間の空行で構造を見せる方法があります。
Web文章では読みやすさに合わせて空きを取る
Webでは、画面サイズや表示環境によって1行の長さが変わります。
そのため、紙面と同じ一字下げだけでは段落の区切りが見えにくい場合があります。
文化庁も、Webサイトを含む解説・広報等では、段落間を広く空けたり、行間に余裕を持たせたりする方法を認めています。
Web記事なら、
第一段落です。
第二段落です。
第三段落です。
のように空きを使って、段落のまとまりを明確にできます。
空行を入れすぎると文書が間延びする
空行は読みやすさに役立ちますが、多ければ多いほどよいわけではありません。
たとえば、
第一文です。
第二文です。
第三文です。
と、一文ごとに毎回空行を入れると、本来一つの段落としてまとまる内容まで分断されて見えることがあります。
空行を入れるかどうかは、文ではなく段落のまとまりで判断します。
同じ話題が続いているなら一つの段落にまとめ、内容が切り替わるところで段落を改めます。
空行と改行は同じではない
空行を考えるときは、「改行」と「空行」を分けて考えます。
改行は、
第一段落の文章です。
次の行に続きます。
のように、次の行へ移ることです。
空行は、
第一段落です。
第二段落です。
のように、間に何も書かれていない行を入れることです。
また、画面幅の都合による自動折り返しは、段落を変えたことにはなりません。
組織のテンプレートがある場合はそちらを優先する
会社によっては、
- 段落冒頭は一字下げする
- 段落間は空けない
- 段落間を1行空ける
- 指定テンプレートを使う
など、独自の書式を定めていることがあります。
その場合は、一般的なレイアウトより社内ルールを優先します。
横浜市の行政文書作成要領でも、文書の目的や種類、読み手に応じてレイアウトを工夫する考え方が示されています。
段落と空行の判断をまとめると
| 場面 | 空行の目安 |
|---|---|
| 紙の一般的なビジネス文書 | 必須ではない |
| 段落の区切り | 一字下げで示せる |
| 内容が大きく変わる | 空きを取る場合がある |
| メール | 段落間に空行を入れやすい |
| Web文章 | 空行で区切る方法が使える |
| 自動折り返し | 空行とは別 |
| 一文ごと | 原則として毎回空ける必要はない |
| 組織のテンプレート | 指定を優先する |
紙のビジネス文書では「段落＝必ず1行空ける」と考えず、一字下げで段落を示す形を基準にします。
メールやWebでは、一字下げより空行で区切った方が読みやすい場合があります。
媒体に合わせて、一字下げと空行のどちらで段落を分かりやすく見せるかを決めるとよいでしょう。
