箇条書きの句点は、すべての項目に必ず付ける・必ず省くというものではありません。文章として言い切る項目には句点を付け、名詞だけの項目には付けない形が判断の目安になります。
たとえば、
・申込書
・本人確認書類
・返信用封筒
のような項目名なら、句点なしで書けます。
一方、
・申込書を提出してください。
・本人確認書類を提示してください。
のように一つの文として完結しているなら、句点を付ける形が自然です。
箇条書きの句点は項目の終わり方で判断する
つくば市の公文書作成資料では、箇条書きについて、名詞形か文章として言い切っているかによって句点の扱いを分けています。
文章として言い切るなら句点を付ける
たとえば、
・申込書を提出する。
・受付で本人確認書類を提示する。
・手続完了後に控えを受け取る。
のように、それぞれが独立した文として完結している場合です。
つくば市の資料でも、名詞形以外で文章を言い切っている箇条書きには句点を付けるとしています。
名詞だけなら原則として句点を付けない
必要な物や項目名を並べるだけなら、
・申込書
・本人確認書類
・返信用封筒
のように書けます。
つくば市の資料では、完結する字句が名詞形の場合、原則として句点を付けないとしています。
そのため、
・申込書。
・本人確認書類。
・返信用封筒。
と機械的に句点を付ける必要はありません。
「こと」「とき」で終わる場合は句点を付ける公文書例がある
名詞的な形でも、
・申請期限を守ること。
・変更が生じたとき。
のように、「こと」「とき」で終わる項目があります。
つくば市の資料では、箇条書きが「こと」または「とき」で終わる場合には句点を付けるとしています。
ただし、これは公文書作成基準の具体例です。
一般企業のすべての文書に全国共通で義務付けられたルールではないため、社内の書式指定があればそちらを優先します。
項目の後に説明が続く場合は句点で区切る
箇条書きの項目名だけで終わらず、その後に説明文が続く場合があります。
たとえば、
・提出方法。申込書は担当窓口へ提出してください。
のような形です。
つくば市の資料でも、名詞形で始まる箇条書きであっても、その後にさらに字句が続く場合は句点を付けるとしています。
つまり、単なる項目名なら、
・提出方法
で終えられますが、続けて説明を書くなら、文の区切りが分かるよう句点を使います。
同じ箇条書きでは文末の形をそろえる
句点の有無だけでなく、各項目の文の形もそろえると読みやすくなります。
たとえば、
・申込書を提出する。
・本人確認書類を提示する。
・受付票を受け取る。
のように、すべて文章としてそろえます。
または、
・申込書の提出
・本人確認書類の提示
・受付票の受領
のように、すべて名詞形にする方法もあります。
一方、
・申込書の提出
・本人確認書類を提示する。
・受付票
のように、同列の項目で形式がばらばらになると、句点を付ける位置も不統一になりやすくなります。
句点だけをそろえるのではなく、まず項目そのものの形をそろえるのがポイントです。
名詞と文章が混在する場合は無理に句点だけ統一しない
箇条書きでは、「全部に句点を付ければ統一できる」と考えがちですが、文の形が異なれば、句点だけ合わせても読みやすくなるとは限りません。
たとえば、
・開催日時
・会場
・受付は午前9時から開始します。
では、最初の二つは項目名で、最後だけ文章です。
この場合は、内容を整理して、
・開催日時：10月20日午前10時
・会場：第1会議室
・受付開始：午前9時
のように同じ形へそろえる方法があります。
反対に、すべて文章として書くなら、
・開催日時は10月20日午前10時です。
・会場は第1会議室です。
・受付は午前9時から開始します。
のようにできます。
社内ルールやテンプレートがあればそちらを優先する
箇条書きの句点について、一般のビジネス文書すべてに適用される一つの絶対ルールがあるわけではありません。
会社によっては、
- 箇条書きには句点を付けない
- 完全文だけ句点を付ける
- すべての項目に句点を付ける
など、独自のスタイルを定めていることがあります。
指定がある場合は、その文書内だけ独自判断で変更せず、組織のルールに合わせます。
文化庁の「公用文作成の考え方」でも、箇条書きなどに使う符号について、文書内で用法を統一して使う考え方が示されています。
箇条書きの句点をまとめると
| 項目の形 | 句点の目安 |
|---|---|
| 申込書 | 付けない |
| 本人確認書類 | 付けない |
| 申込書を提出する。 | 付ける |
| 本人確認書類を提示する。 | 付ける |
| 申請期限を守ること。 | 付ける公文書例がある |
| 変更があったとき。 | 付ける公文書例がある |
| 名詞の後に説明文が続く | 句点で区切る場合がある |
| 組織の指定がある | 指定を優先する |
迷ったら、まず「この項目は単なる名称か、一つの文章か」を確認します。
単なる名称なら、
・申込書
文章として言い切るなら、
・申込書を提出する。
とすると判断しやすくなります。
そのうえで、同じ箇条書きの中では項目の形と句点の使い方をそろえます。
