「以上です。」と書いても間違いではありません。ただし、「記」で始めた記書きを閉じる場合は「以上です。」ではなく、通常は「以上」と単独で書きます。
たとえば、記書きなら、
記
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室以上
とします。
一方、本文やメールで説明を終えるなら、
ご案内は以上です。
変更点は以上です。
のように、一つの文章として書けます。
「以上」と「以上です。」は、丁寧さだけではなく、文書上の役割が違うと考えると分かりやすくなります。
「以上」と「以上です。」は役割が違う
同じ「以上」を使っていても、書式上の終了表示なのか、一つの文章なのかで書き方が変わります。
記書きを閉じるなら「以上」
「記」の下に日時・場所などを並べた文書では、
記
↓
記載事項
↓
以上
という形が基本です。
この「以上」は、文章として「以上です」と伝えているのではなく、記載事項がここで終わることを示しています。
そのため、
以上です。
に言い換える必要はありません。
「記・以上」の全体的な書式は、「記」と「以上」の書き方完全ガイド｜位置・配置・使い方で確認できます。
説明を一文として終えるなら「以上です。」
本文中で、
今回の変更点は以上です。
説明は以上です。
と書く場合は、通常の文章です。
「です」まで含めて一文なので、最後に句点を付けて、
以上です。
とします。
公的な会議録などでも、発言の締めとして「以上です。」が使われている例があります。
ただし、これは記書きの終了表示とは別の使い方です。
「以上です。」を使える場面
「以上です。」は、内容がここで終わることを文章として伝えたい場面で使えます。
メールで説明を締める場合
たとえば、
今回の変更点は以上です。
ご確認をお願いいたします。
のように書けます。
メールでは記書きの形式を使わず、普通の文章として「以上です。」と締めることがあります。
説明・報告の区切りを示す場合
ご説明は以上です。
ご案内は以上です。
のように、「何が以上なのか」を示す形なら意味も明確です。
発言や回答を締める場合
会議や質疑応答では、
私からの説明は以上です。
のような使い方もあります。
文化庁の審議会議事録などでも、発言を終える表現として「以上です。」が使われています。
ただし、会議での発言例が、そのままビジネス文書の書式ルールになるわけではありません。
「以上です。」より「以上」が適する場面
文書の形式として「以上」を置いている場合は、「です」を付けない方が自然です。
「記」とセットになっている場合
たとえば、
記
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室以上
という記書きでは、
以上です。
とはせず、「以上」で終えます。
法務省のビジネス文書教材などでも、記書きは「記」で始まり、「以上」で終える形が示されています。
右寄せで終了表示として置く場合
横書き文書で、
以上
と右側に独立して置く場合も、「以上です。」という文章ではなく、終了表示として扱います。
配置については、ビジネス文書の「以上」は右寄せ？位置と配置の基本で詳しく解説しています。
指定テンプレートがある場合
会社や提出先の様式に、
以上
と入っている場合は、そのまま使います。
丁寧にしたいという理由だけで、
以上です。
へ変更する必要はありません。
文書末尾の表現は目的で使い分ける
「以上です。」以外にも、「以上」の後ろに言葉を続ける表現があります。
報告を締めるなら「以上、ご報告いたします。」
報告文では、
以上、ご報告いたします。
と締めることがあります。
これは記書き末尾の「以上」とは異なり、全体で一つの文章として使っています。
詳しくは、「以上、ご報告いたします」はどう書く？末尾表現の配置で確認できます。
確認を求めるなら「以上、ご確認ください。」
確認してほしい内容の後なら、
以上、ご確認ください。
という表現もあります。
配置や使い方については、「以上、ご確認ください」はどう書く？文書末尾の扱いで整理しています。
一般的な依頼なら「以上、よろしくお願いいたします。」
メールなどでは、
以上、よろしくお願いいたします。
と締める場合もあります。
「以上」だけとの違いについては、「以上」と「以上、よろしくお願いいたします」はどう使い分ける？で確認できます。
「以上です。」を使うときの注意点
使える表現ではありますが、どこでも「以上です。」にすればよいわけではありません。
記書きの「以上」と混同しない
記
記載事項
以上
の「以上」と、
説明は以上です。
の「以上です。」は役割が違います。
「です」を付ければ丁寧になる、という基準だけで置き換えないようにします。
「以上です。」の後に説明を続けすぎない
変更点は以上です。
なお、さらに三つ変更があります。
では、「以上です。」と言ったあとに内容が続いてしまいます。
まだ重要な説明が残っているなら、それを書き終えてから「以上です。」と締めた方が自然です。
文書の形式に合わせる
正式な通知、メール、会議資料、社内連絡などでは、適した締め方が異なる場合があります。
決められたテンプレートがあるなら、その形式を優先します。
迷ったときの判断基準
| 書く場面 | 基本的な書き方 |
|---|---|
| 「記」で始めた記書きの最後 | 以上 |
| 右寄せの終了表示 | 以上 |
| 「説明はここまで」と文章で伝える | 以上です。 |
| メール本文の説明を締める | 以上です。も可 |
| 報告を締める | 以上、ご報告いたします。 |
| 確認を求める | 以上、ご確認ください。 |
| 指定テンプレート | 指定に従う |
迷ったら、「この『以上』は書式上の終了表示か、それとも普通の文章か」を確認します。
終了表示なら、
以上
一つの文章なら、
以上です。
と考えると使い分けやすくなります。
「以上です。」自体が誤りなのではなく、記書きの「以上」と同じ場所で使わないことがポイントです。
