「別紙参照」は、原則として「どの内容について別紙を見るのか」が分かる位置に置きます。
たとえば、
対象者 20自治体（別紙参照）
のように、参照してほしい項目の直後へ置く方法があります。
文章として書くなら、
詳細は別紙を参照してください。
日程は別紙のとおりです。
としても構いません。
重要なのは、「別紙参照」だけを文書末尾へ置いて、何を参照するのか分からない状態にしないことです。
「別紙参照」は参照対象の近くに置く
「別紙参照」は、別紙を見る必要がある箇所に直接付けると分かりやすくなります。
項目の直後に置く
たとえば、
勤務地 別紙参照
受賞自治体 20自治体（別紙参照）
のような形です。
厚生労働省の採用案内には、
勤務地 別紙参照
という実例があります。
スポーツ庁の公表資料でも、
20自治体（別紙参照）
のように、参照対象の直後へ置く例が確認できます。
文の途中に括弧で入れる
文章の一部について別紙を確認してほしい場合は、
審議の結果、妥当であるとの答申が行われました。（別紙参照）
のように書くこともできます。
厚生労働省の審議会ページでも、この形で「（別紙参照）」が使われています。
何についての別紙なのかが直前の文章から分かる位置に置くのがポイントです。
本文では文章として示してもよい
「別紙参照」という短い表記だけでなく、本文の一文として別紙へ誘導する方法もあります。
「別紙を参照してください」と書く
たとえば、
詳細は別紙を参照してください。
対象地域については、別紙を参照してください。
のように書きます。
読み手に行動を求める文章として明確です。
「別紙のとおり」と書く
別紙そのものに内容を記載している場合は、
日程は別紙のとおりです。
対象者は別紙のとおりとします。
のようにも書けます。
「別紙参照」と「別紙のとおり」は、配置上はどちらも本文と別紙を対応させる表記として考えると分かりやすいでしょう。
別紙が複数あるなら番号まで書く
別紙が1枚だけなら「別紙参照」でも特定できます。
しかし、複数の別紙がある場合は番号まで示します。
「別紙1参照」のように書く
たとえば、
開催日程は別紙1参照
会場案内は別紙2参照
のようにします。
文化庁の文化遺産オンラインでも、
別紙1参照
別紙2参照
別紙3参照
という表記例が確認できます。
資料名まで書くとさらに分かりやすい
文書が長い場合は、
別紙1「開催日程」参照
別紙2「会場案内」参照
のように資料名まで示すと、読み手が探しやすくなります。
特にPDFやメールでは、ページが離れているため有効です。
文書末尾に書く場合は資料一覧として示す
添付資料が複数ある場合、本文末尾に一覧を置く方法があります。
添付資料を一覧にする
たとえば、
添付資料
別紙1 開催日程
別紙2 会場案内
別紙3 申込書
のように整理します。
この場合、本文中では、
日程は別紙1を参照してください。
と具体的に対応させます。
「別紙参照」だけを末尾に置かない
本文との対応がないまま、
別紙参照
だけを文書末尾へ置いても、何について見るべき資料なのか分かりません。
末尾に置くなら、
添付資料 別紙1「開催日程」
など、資料一覧としての役割が分かる形にします。
「別紙参照」と「別紙」は役割が違う
「別紙参照」は本文側の案内で、「別紙」は添付資料側の表示です。
本文側では参照を示す
詳細は別紙1参照
と書けば、読み手に「別紙1を見る」ことを示します。
資料側では「別紙1」と表示する
対応する資料には、
別紙1
と表示します。
本文と資料で、
本文：別紙1参照
資料：別紙1
と一致させます。
「別紙」と「別添」の配置そのものについては、「別紙」「別添」は文書のどこに書く？添付資料の示し方で詳しく整理しています。
メールではファイル名まで示すと分かりやすい
メールでは、紙文書のように「別紙」がすぐ後ろに続くとは限りません。
添付ファイルを具体的に示す
たとえば、
詳細は添付の別紙1「開催日程」をご確認ください。
別紙2「申込書」を添付しています。
のように書きます。
「別紙参照」だけでは分かりにくいことがある
メール本文に、
詳細は別紙参照。
とだけ書いても、添付ファイルが複数あると参照先が分かりません。
その場合は、
別紙1「開催日程」を参照してください。
のように具体化します。
迷ったときの判断基準
| 場面 | 書き方の目安 |
|---|---|
| 一つの項目だけ別紙を見る | 項目の直後に「（別紙参照）」 |
| 本文から別紙へ誘導する | 「別紙を参照してください」 |
| 内容そのものを別紙に載せる | 「別紙のとおり」 |
| 別紙が複数ある | 「別紙1参照」など番号を付ける |
| 文書末尾で示す | 添付資料一覧として整理する |
| メール | 別紙番号・資料名・ファイル名を明示 |
| 組織の指定様式がある | 指定を優先する |
迷ったら、「別紙参照を見た瞬間に、読み手がどの資料を見ればよいか分かるか」を確認します。
一つなら、
（別紙参照）
でも構いません。
複数あるなら、
別紙1参照
別紙2「会場案内」参照
のように、参照先を具体化します。
参考資料・参考サイト
- 厚生労働省｜第29回労働政策審議会勤労者生活分科会
- 厚生労働省｜第129回労働政策審議会労働条件分科会労災保険部会
- スポーツ庁｜「スポまち！表彰2024」受賞自治体の表彰式典を開催します
- 厚生労働省｜任期付職員
- 文化庁｜文化遺産オンライン
