「記」の下を必ず一行空けなければならない、という全国共通の固定ルールがあるわけではありません。大切なのは、「記」の下に日時・場所・内容などの別記事項を、読みやすく整理して並べることです。
たとえば、
記
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室
3．内容 ○○について以上
のようにします。
会社や提出先のテンプレートで空行や行間が決められている場合は、その書式を優先します。
「記・以上」全体の配置は、「記」と「以上」の書き方完全ガイド｜位置・配置・使い方でまとめています。
「記」の下は固定の一行より読みやすさを優先する
公的な文書作成ルールでは、「記」を中央に置き、その内容を箇条書きにする形が確認できます。
墨田区の「文書の作成について（通知）」では、「記」の文字は中央に記載し、記書きの内容は箇条書きにすると定められています。
栃木県の「文書等左横書き実施要領」でも、「下記のとおり」などに続く「記」は中央に書くとされています。
一方、これらの規定から「記」の下は必ず一行空けるという全国共通の固定行数までは確認できません。
そのため、「一行空けること」そのものより、「記」と記載事項の関係が見やすいかを基準にします。
「記」の下には何を書く？
「記」の下には、本文とは分けて示したい具体的な事項を並べます。
日時・場所・内容などを項目ごとに分ける
たとえば会議の案内なら、
記
1．日時 ○月○日 午後2時
2．場所 第1会議室
3．議題 ○○について
のようにします。
長い文章として続けるより、項目ごとに分けた方が必要な情報を探しやすくなります。
法務省の「社内文書の基本」でも、具体的な内容は箇条書きにまとめ、その初めに「記」、終わりに「以上」を入れる形が示されています。
項目の順番をそろえる
日時や場所などを並べる場合は、内容に応じて順序を整理します。
たとえば、
1．日時
2．場所
3．対象者
4．持ち物
5．問い合わせ先
のように、読み手が確認する順番を意識すると分かりやすくなります。
同じ種類の項目は書式をそろえる
たとえば、
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室
3．参加費 無料
のように、項目番号、項目名、内容の位置をできるだけそろえます。
一つだけ文章形式にしたり、番号の付け方を変えたりすると、記書き全体が読みづらくなります。
「記」の下を空けるときの考え方
空行を入れる場合も、固定の数字だけで判断する必要はありません。
空行を入れると境目が分かりやすい
たとえば、
記
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室
のように、「記」と最初の項目の間に余白があると、見出しと内容の境目が分かりやすくなります。
空けすぎる必要はない
一方、
記
1．日時 ○月○日
のように大きく空けすぎると、「記」と記載事項が別々の要素のように見えることがあります。
ページ内の余白も増えるため、文書全体のバランスを見て調整します。
テンプレートがある場合はそのまま使う
社内文書や提出書類で書式が決まっている場合は、
- 空行なし
- 1行空ける
- 行間を広めにする
など、その指定に従います。
一般的な書式に合わせるために、指定テンプレートを勝手に変更する必要はありません。
別記事項を並べるときに迷いやすいケース
「記」の下では、空行よりも項目の並べ方で迷うことが多くあります。
項目が一つだけの場合
記載事項が一つしかない場合でも、指定様式や文書全体の構成によっては記書きを使えます。
ただし、本文中にそのまま書いた方が簡潔な場合は、無理に「記」を設ける必要はありません。
「記」を使うかどうかは、項目数だけでなく、本文と情報を分けた方が読みやすいかで判断します。
項目の中に複数の内容がある場合
たとえば「注意事項」の中に複数項目があるなら、
3．注意事項
(1) 筆記用具を持参してください。
(2) 開始10分前までに受付してください。
のように階層を分けると整理しやすくなります。
栃木県の文書作成ルールでも、項目を細別する場合には見出し符号を一定の順序で使う考え方が示されています。
長い説明は別紙に分けることも考える
「記」の下に長い説明を大量に入れると、一覧性が下がります。
日時・場所・申込方法などの要点だけを記書きに置き、詳細な説明や大量の資料は別紙に分けた方が読みやすい場合があります。
「記」の前と下の空行は別に考える
「記」の前を何行空けるかと、「記」の下をどう空けるかは同じ問題ではありません。
「記」の前は本文との区切り
本文から「記」までの間隔は、本文と別記を分けて見せるためのものです。
詳しくは、「記」の前は何行空ける？本文から別記までの配置で解説しています。
「記」の下は項目との区切り
一方、「記」の下の余白は、
記
↓
記載事項
という関係を読みやすく見せるためのものです。
「前の空行」と「下の空行」は、それぞれ役割を分けて考えましょう。
「記」の下で迷ったときの判断基準
| 確認すること | 基本的な考え方 |
|---|---|
| 「記」の下の固定行数 | 全国共通で必ず一行とは限らない |
| 記載事項 | 箇条書きで整理する |
| 項目名 | 日時・場所・内容などを分ける |
| 項目番号 | 同じ書式でそろえる |
| 空行 | 「記」と項目が見分けやすい程度にする |
| 空けすぎ | 避ける |
| 長い説明 | 必要なら別紙を検討 |
| 指定テンプレート | 指定を優先する |
迷ったら、「一行空けるか」だけを見るのではなく、「記」の下の項目が読みやすく整理されているかを確認します。
「記」は見出し、その下は具体的な記載事項、と役割を分けると配置を決めやすくなります。
