ビジネス文書の箇条書きは、順番が必要なら番号、並列する項目なら「・」などを使い、同じ階層では行頭・記号・句点の付け方をそろえるのが基本です。
たとえば、順序が重要なら、
1 申込書を提出する。
2 内容の確認を受ける。
3 手続を完了する。
単純に項目を並べるなら、
・申込書
・本人確認書類
・返信用封筒
のように書けます。
大切なのは、特定の記号を機械的に使うことではなく、項目の関係が一目で分かり、同じ文書内で書式がそろっていることです。
箇条書きの番号・記号は内容に合わせて選ぶ
箇条書きには、番号を付ける形と、記号を付ける形があります。
順序があるなら番号を使う
手順、優先順位、項目番号など、順番そのものに意味がある場合は番号が適しています。
1 申請書を記入する。
2 必要書類を添付する。
3 担当窓口へ提出する。
「2番目の項目」のように、後から特定の項目を指し示したい場合にも、番号付きの方が分かりやすくなります。
文化庁の「公用文作成の考え方」では、横書き文書の項目を細分する場合の一例として、
第1 → 1 →（1）→ ア →（ア）
という階層が示されています。
順序がないなら「・」などを使う
単に必要書類や対象項目を並べる場合は、
・申込書
・本人確認書類
・返信用封筒
のように書けます。
文化庁も「・」について、並列する語の区切りだけでなく、箇条書きの冒頭にも用いるとしています。
箇条書きの行頭は同じ階層でそろえる
同じ階層にある項目は、番号や記号だけでなく、本文の書き出し位置もそろえます。
1 申請書を提出する。
2 本人確認書類を提示する。
3 受付票を受け取る。
のようにすると、項目同士の関係が分かりやすくなります。
番号の後の本文位置が項目ごとに異なると、箇条書きの構造が見えにくくなります。
つくば市の公文書作成資料では、
1 文書共通について
（1）文書共通全般について
ア 文書事務について
のように、見出し番号の後に読点を付けず、1文字分空ける形が示されています。
そのため、
1、申請書
2、本人確認書類
のように読点で区切る形だけが唯一の書き方というわけではありません。
箇条書きが複数階層になる場合は番号・記号を変える
大項目の中に小項目を置く場合は、番号や記号を変えて階層を示します。
たとえば、
1 提出書類
（1）申込書
（2）本人確認書類2 提出方法
（1）窓口
（2）郵送
のような形です。
文化庁では、横書き文書の階層例として、
第1 → 1 →（1）→ ア →（ア）
という順が示されています。
同じ階層で、
1
（2）
ア
のように形式を混在させると、どれが同列なのか分かりにくくなります。
同じ階層には同じ形式を使い、階層が変わるときに番号・記号を変えると整理しやすくなります。
番号の具体的な使い分けについては、箇条書きの番号は「1.」「1）」どっち？文書での使い分けで詳しく解説します。
箇条書きの句点は項目の形で判断する
句点を付けるかどうかは、項目が文章なのか、単なる語句なのかを見ると判断しやすくなります。
文として言い切るなら句点を付ける
たとえば、
1 申請書を提出してください。
2 本人確認書類を提示してください。
3 受付票を受け取ってください。
のように、それぞれが一つの文として完結している場合は、句点を付ける形が自然です。
つくば市の公文書作成資料でも、箇条書きが名詞形以外で文章として言い切られている場合には、句点を付けるとしています。
名詞だけを並べるなら句点を付けない形がある
たとえば、
・申込書
・本人確認書類
・返信用封筒
のような単なる項目名なら、句点を付けない書式があります。
つくば市の資料でも、箇条書きが名詞形で完結する場合は、原則として句点を付けないとしています。
「こと」「とき」で終わる項目は句点を付ける例がある
公文書では、
1 申請期限を守ること。
2 変更があったときは連絡すること。
のような形もあります。
つくば市の公文書作成資料では、箇条書きが「こと」「とき」で終わる場合には句点を付けるとしています。
ただし、これは自治体の具体的な作成基準の一例です。
一般企業のすべての箇条書きに、この細かな基準が一律に適用されるわけではありません。
句点については、ビジネス文書の箇条書きに句点は必要？統一ルールの決め方で詳しく整理します。
箇条書きは同じ種類の項目で形をそろえる
箇条書きでは、記号だけでなく、文末の形もそろえると読みやすくなります。
動詞で終えるならそろえる
たとえば、
・申込書を提出する。
・本人確認書類を提示する。
・受付票を受け取る。
のように、すべて動詞で終えると構造が分かりやすくなります。
名詞で並べるなら名詞でそろえる
・申込書
・本人確認書類
・返信用封筒
のように、項目名だけを並べる形です。
一方、
・申込書の提出
・本人確認書類を提示してください。
・受付票
のように、名詞・文章・単語が理由なく混在すると、箇条書きのまとまりが弱くなります。
箇条書きの記号は文書内で役割を統一する
同じ階層の途中だけ記号を変えるのは避けます。
たとえば、
・申込書
・本人確認書類
○返信用封筒
のように、同じ役割の項目で「・」と「○」を混ぜると、意味の違いがあるように見えてしまいます。
文化庁も、箇条書きなどの冒頭に用いる符号は、文書内で用法を統一して使うとしています。
記号を変えるなら、
・＝必要書類
※＝注意事項
のように、役割の違いが分かる使い方にします。
WordやWebでは空白だけで位置を合わせない
紙面上では整って見えても、スペースを何個も入力して字下げすると、編集時に位置が崩れることがあります。
Wordなら、
- 箇条書き機能
- 段落
- インデント
- タブ
などを使って位置を整える方が安定します。
Webでは、デジタル庁のデザインシステムでも、スペース文字や単なる行頭記号だけで箇条書きらしく見せるのではなく、リストとして適切に構造化することが推奨されています。
ただし、これはWeb制作上のルールです。
一般的なビジネス文書では、その媒体に合った方法で行頭をそろえます。
ビジネス文書の箇条書きの判断をまとめると
| 確認する点 | 基本的な考え方 |
|---|---|
| 順序がある | 番号を使う |
| 順序がない | 「・」などで列挙できる |
| 同じ階層 | 同じ番号・記号を使う |
| 複数階層 | 番号・記号を変えて区別する |
| 行頭 | 書き出し位置をそろえる |
| 完結した文章 | 句点を付ける形が基本 |
| 名詞だけの項目 | 句点を付けない形がある |
| 「こと」「とき」で終わる | 句点を付ける公文書例がある |
| 組織の指定書式がある | 指定を優先する |
ビジネス文書の箇条書きでは、「どの番号を使うか」「句点を付けるか」だけでなく、同じ階層・同じ役割の項目を同じ形にそろえることが重要です。
迷ったら、
- 順番に意味があるか
- 各項目は文章か語句か
- 同じ階層の書式が統一されているか
を確認すると判断しやすくなります。
