「下記のとおり」と書いて、本文とは別に項目を並べる「記書き」にする場合は、その間に「記」を置くのが基本です。
たとえば、
会議を下記のとおり開催します。
記
1．日時 ○月○日
2．場所 ○○会議室以上
という形です。
ただし、「下記」という言葉を使ったら、どんな文章でも必ず「記」が必要という意味ではありません。
「記」を使わず、そのまま後ろの内容を指したい場合は、「次のとおり」「以下のとおり」などにすると文書の構造が分かりやすくなります。
記書きにするなら「下記」と「記」を対応させる
文化庁の「公用文作成の考え方」では、通知や依頼などで本文と下記部分とに分けて書く形式を「記書き」としています。
この場合は、本文中で下の部分を指す「下記」等を使い、本文と下記部分との間に「記」を置きます。
本文で「下記」を示す
まず本文に、
下記のとおりお知らせします。
下記のとおり実施します。
などと書きます。
ここでいう「下記」は、その後に置く列記事項を指しています。
本文の後に「記」を置く
続いて、本文と列記事項の間に、
記
と独立した行を設けます。
文化庁は「記」を本文と下記部分との間の中央に置く形を示しています。
「記」の具体的な位置は、ビジネス文書の「記」は中央揃え？位置と配置の基本で詳しく確認できます。
「記」の下に必要事項を並べる
「記」の下には、
1．日時
2．場所
3．対象者
など、本文とは分けて確認したい事項を並べます。
つまり、基本構造は、
本文「下記のとおり」
↓
記
↓
列記事項
です。
「記」を使わないなら「次の」「以下の」を使う
後ろに項目を並べるからといって、必ず記書きにしなければならないわけではありません。
文化庁の「公用文作成の考え方」では、本文中で後述する内容を指す場合には、**「次の」または「以下の」**を用いるとしています。
「次のとおり」として続ける
たとえば、
会議の概要は次のとおりです。
日時 ○月○日
場所 ○○会議室
と書けます。
この場合は「記」を置いていません。
「以下のとおり」として続ける
必要書類は以下のとおりです。
・申請書
・本人確認書類
・証明写真
のような形もできます。
特に、簡単な案内やメールなどでは、この形の方が自然な場合があります。
「下記」だけ書いて「記」を置かないのは？
一般の文章で「下記」を使うこと自体が禁止されているわけではありません。
ただし、公的な文書作成ルールでは、「下記」と「記」を対応させる運用が明確に示されている例があります。
自治体の文書作成ルールにも明記されている
坂東市の公文書作成要綱では、
「記」をおく場合は、本文中に「下記のとおり」と記しておく。
とし、
「記」をおかない場合は、「次のように」とする。
と定めています。
行方市の行政文書作成要領でも同様に、
- 「記」を置く場合 → 「下記のとおり」
- 「記」を置かない場合 → 「次のように」
という組合せが示されています。
書式を明確にしたいなら対応をそろえる
そのため、正式なビジネス文書で、
下記のとおりご案内します。
と書いた直後に、何の区切りもなく項目を並べるより、
下記のとおりご案内します。
記
1．日時……
とする方が、記書きとして構造が明確です。
「記」を使わないなら、
次のとおりご案内します。
とする方法があります。
「下記のとおり」と「記」の配置例
記書きでは、文章の順番をそろえることが重要です。
基本の形
○○説明会を下記のとおり開催します。
記
1．日時 令和○年○月○日
2．場所 ○○会議室
3．対象 ○○以上
基本的には、
- 本文
- 記
- 列記事項
- 以上
という流れです。
「記」と「以上」の全体的な書式は、「記」と「以上」の書き方完全ガイド｜位置・配置・使い方で整理しています。
「記」は本文の末尾に続けて書かない
下記のとおり開催します。記
のように本文の末尾へ続けるのではなく、「記」だけで一行を使います。
文化庁や複数の自治体の文書作成ルールでも、「記」を中央に置く形式が示されています。
「下記」と「以上」は必ずセット？
「下記」と「記」を使った記書きでは、列記事項の終わりに「以上」を置く書式が広く使われます。
ただし、この記事で重要なのは、
下記
↓
記
という対応です。
「以上」の位置や必要性まで含めた詳しい判断は、「記」と「以上」はセットで使う？片方だけでもいい？で確認できます。
メールでも「下記」なら「記」が必要？
メールでは、紙のビジネス文書と同じレイアウトをそのまま再現する必要はありません。
記書き形式を使うなら「記」を置ける
正式な案内をメール本文に載せる場合などは、
下記のとおりご案内します。
記
日時：○月○日
場所：○○
とすることもできます。
簡単なメールなら「以下」で十分
一方、
詳細は以下のとおりです。
日時：○月○日
場所：○○
とした方が簡潔な場合もあります。
メールでの「記・以上」の扱いは、メールで「記・以上」を使う？文書形式をメールに使う場合で詳しく整理しています。
迷ったときの判断基準
| 書き方 | 基本的な判断 |
|---|---|
| 本文と列記事項を記書きで分ける | 「下記」＋「記」 |
| 「記」を置く | 本文と列記事項の間 |
| 「記」の位置 | 中央 |
| 「記」を使わず後述内容を示す | 「次の」「以下の」 |
| 簡単な案内・メール | 「以下のとおり」でもよい |
| 指定書式がある | 指定を優先する |
迷ったら、「記書きとして本文と列記事項を分けたいのか」を確認します。
記書きにするなら、
下記のとおり
↓
記
↓
列記事項
と対応させます。
「記」を使わないなら、「次のとおり」「以下のとおり」として、そのまま項目へつなぐと分かりやすくなります。
